コンテンツ制作ワークフローの作り方｜小さなチームが「カオス」を脱して余白をつくる手順書

「あれ、あの記事の下書きってどこまで進んでたっけ？」
「来週のニュースレターのネタ、まだ何も決まってない…」
「SNSでの告知、すっかり忘れてた」

もしあなたが、日々のコンテンツ制作でこんなモヤモヤを抱えているなら、それはあなたの能力不足ではありません。また、気合や根性が足りないわけでもありません。

単に、「コンテンツ制作ワークフロー」という名の「線路」が敷かれていないだけです。

私自身、かつてはスプレッドシートとチャットツールを行き来し、頭の中だけで複数の記事進捗を管理しようとして、何度もパンクした経験があります。
いわゆる「スプレッドシート地獄」です。

しかし、業務の流れを可視化し、適切な場所に情報を置く「設計」をしただけで、嘘のように頭が静かになりました。

この記事では、ヨハク技研が普段、小さなメディアチームや個人クリエイター向けに提案している 「実務で使えるコンテンツ制作ワークフロー」の作り方 を解説します。

AIに丸投げするような魔法ではありませんが、一度組んでしまえば、あなたの制作活動に確実な「余白」を生み出す 土台になります。

この記事のゴールと全体像

先に結論をまとめると、本記事では次の3点を整えることで、コンテンツ制作のカオスを減らし、「今なにをすればいいか」がいつでも見える状態をつくります。

• 3つのフェーズ（企画→制作→流通）に分けて、制作の流れを言語化する
• カンバン方式でステータスを管理し、記事ごとの現在地を一目で分かるようにする
• 曜日ごとのルーチンを決めて、迷わず手を動かせる更新リズムをつくる

この3つがそろうと、「頭の中で覚えておく仕事」が減り、将来的な業務自動化（n8n / Make / Zapierなど）にもつながる、扱いやすいワークフローの土台ができます。

なぜ小さなチームに「コンテンツ制作ワークフロー」の設計が必要なのか

良いコンテンツを作ることと、それを継続的に出し続けることは、まったく別のスキルです。

多くの個人運営者や小規模チームは、コンテンツの「中身（Quality）」にはこだわりますが、「作り方（Process）」は属人的で、その場しのぎになりがちです。ここでは、編集フロー設計がもたらす本質的な価値について解説します。

頭の中だけで進捗を管理する「見えないコスト」

「今、自分は何をボールとして持っているのか」
「あのタスクは誰待ちの状態なのか」

これらを脳内のメモリだけで処理しようとすると、それだけで脳のエネルギー（ウィルパワー）を消費します。パソコンで言えば、バックグラウンドで重いアプリがずっと動いている状態です。

これでは、肝心の「執筆」や「クリエイティブ」に割くリソースが残っていません。

コンテンツ制作ワークフローを設計する最大の目的は、効率化以前に、「頭の中のノイズを外部メモリ（ツール）に吐き出し、脳を静かにすること」 にあります。

編集フロー設計ができると「未来の自分」と「チーム」が楽になる

また、手順が可視化されていないと、将来的にライターさんにお願いしたり、チームメンバーを増やしたりするときに大きな壁になります。

「阿吽の呼吸」や「背中を見て覚えろ」は、リモートワーク中心の現代では通用しません。今のうちから 「誰が見ても、今この記事がどういう状態か分かる」 仕組みを作っておくことは、未来の自分たちへの最大の投資になります。

図解案: ワークフローがない状態 vs ある状態

• Before: 脳内にタスクが乱立（ネタ出し、執筆、画像選定、SNS 投稿…）し、常に「何か忘れている気がする」という不安がある状態。
• After: 直線的なレーン（フロー）の上にタスクが乗り、今は「執筆」だけに集中すればいいことが可視化されている状態。

実務で使えるコンテンツ制作プロセス【3 つのフェーズ】

では、具体的にどのようなフローを組めばよいのでしょうか。
私が推奨しているのは、コンテンツ制作プロセスを大きく3つのフェーズに分ける考え方です。

多くの人は「制作」ばかりに目を向けますが、前後の「企画」と「流通」を含めて、「企画 → 制作 → 流通」と一本の線につなげることが、スムーズなコンテンツ制作フローのカギです。

フェーズ 1：企画・ネタ出し（アイデアの種を腐らせない）

「さあ書くぞ」とPCを開いてからネタを考えていては、時間がいくらあっても足りません。

• アイデアのプール
  思いついたネタを放り込む場所（Inbox）
• ネタ選定
  プールの中から「次に書くもの」を選び、構成案を作る工程

このフェーズを独立させ、「書く時間」とは別に「ネタを整理する時間」を設けるのがポイントです。

フェーズ 2：執筆・制作・レビュー（品質を担保する関所）

ここは実際の「作業」です。

1. 構成作成
   見出しレベルまで落とし込む
2. 執筆/制作
   ドラフトを書き上げる
3. レビュー/推敲
   一晩寝かせて見直す、または他者にチェックしてもらう
4. 画像選定/入稿
   CMS（WordPressなど）に入力し、装飾を整える

自分ひとりでやる場合でも、「執筆」と「推敲」を分ける（あいだに一晩置くなど）プロセスをフローに組み込むと、クオリティが安定します。

フェーズ 3：公開・流通・再利用（ここまでが制作）

ここが最も抜け漏れが多い部分です。
公開ボタンを押すだけで満足してはいけません。

1. 公開設定
   予約投稿など
2. SNS 告知
   X（Twitter）やInstagramでのシェア文作成・投稿
3. ニュースレター配信
   記事更新のお知らせ配信
4. 実績追加
   ポートフォリオやNotionへのログ保存

ここまでやって初めて「コンテンツ制作完了」とする定義を、チーム内で共有しましょう。

📓 参考記事
コンテンツビジネス全体の流れを俯瞰したい方は、こちらの記事も合わせてご覧ください。 コンテンツビジネスの業務フロー自動化設計図

脱・スプレッドシート地獄。ブログ運営ワークフローの可視化手順

フローの全体像が見えたら、それを管理する「盤面（ボード）」を作ります。
ここで大事なのは、「To-Do リスト（完了したら消す）」ではなく、「カンバン（状態を移動させる）」で管理することです。

これにより、ブログ運営ワークフローやコンテンツ運用フロー全体が一目で把握できるようになります。

To-Do リストではなく「カンバン」をおすすめする理由

To-Doリストは「点」の管理です。
「記事Aを書く」というタスクが完了して消えてしまうと、その記事がその後どうなったか（SNSでシェアされたか、メルマガで流れたか）が見えなくなります。

一方、カンバン方式（TrelloやNotionのボードビュー）なら、記事という「カード」が左から右など横方向にも配置できるので、点にはできない時間経過の可視化 ができます。
これが「業務フローの見える化」の第一歩です。

これだけで回る！ 推奨ステータス（カラム）設定例

私が小規模チームの支援に入るとき、最初に提案する基本的なステータス（カラム）構成は以下の通りです。これをNotionのボードビューや、スプレッドシートのプルダウンで再現してみてください。

ステータス名	意味・定義	担当フェーズ
0. Idea (Inbox)	思いつきレベル。まだ書くかどうかも未定。	企画
1. Planning	書くことが決定。構成案やキーワード選定中。	企画
2. Writing	執筆中。画像作成なども含む。	制作
3. Review	書き上がり。推敲中、またはリーダー確認待ち。	制作
4. Staged	CMS に入稿済み。公開予約セット完了。	制作
5. Published	記事公開済み。	流通
6. Done (Distributed)	SNS シェアやメルマガ配信まで全て完了。アーカイブへ。	流通

ポイントは、「Published（公開）」のあとに「Done（流通完了）」があることです。この1列があるだけで、「記事は書いたけど告知を忘れていた」というミスが激減します。

Notion かスプレッドシートか？ ツール選定指針について

ヨハク技研は特定のベンダーに依存しない「ベンダーニュートラル」な立場ですが、ツールの選び方には指針があります。

• Notion
  カードの中に原稿や資料へのリンクを埋め込みやすく、ドキュメント管理と相性が抜群です。数名までのチームならNotionがベストプラクティスでしょう。
• スプレッドシート / Excel
  行数が数百〜数千になる場合や、集計・分析を重視する場合に向いています。また、外部ツールとの連携（自動化）のデータベースとしても優秀です。

どちらを使うにせよ、

大事なのは「ツールが高機能であること」ではなく、「チーム全員がそのボードを見る習慣があること」です。

図解案: カンバンボードのイメージ 左から右へ「Idea」→「Planning」→「Writing」→「Review」→「Published」→「Done」とカラムが並び、カード（記事タイトル）が移動していく様子。

「いつやるか」で迷わないブログ更新フローとルーチン化

立派なボードができても、それを見て動かす習慣がなければ意味がありません。
ここで有効なのが、「曜日ごとにやることを固定する」 という戦術です。

ブログ更新フローの手順をルーチン化することで、意思決定のコストを劇的に下げることができます。

意思決定の回数を減らす「曜日固定」の魔法

「今日は何の記事を書こうかな…」と悩む時間をゼロにしましょう。

• 月曜日
  • 【企画会議】
    ネタ出し、今週書く記事の構成案を作る。
• 火・水曜日
  • 【執筆集中】
    ひたすら書く。新しいネタは考えない。
• 木曜日
  • 【レビュー・入稿】
    推敲し、WordPress にセットする。
• 金曜日
  • 【予備日・分析】
    遅れを取り戻す、または先週の数字を見る。

このように「モード」を切り替えることで、脳のスイッチングコストを下げることができます。 特に 「企画」と「執筆」の日を分ける のは、コンテンツの質を保つ上で非常に有効です。

バッファ（余白）を持たせたスケジュールの引き方

コンテンツ制作のスケジュールが、思い描いたとおりに進むことはあまりありません。 それでもつい、気合いで詰め込んだ計画を立ててしまい、「また守れなかった」と自分を責めがちです。

そこでおすすめしたいのが、最初から「ゆとり込み」で予定を組むことです。 たとえば 「金曜日はあえて何も入れない（バッファの日）」と決めておくと、予想外のトラブルや体調の波にも対応しやすくなり、心にも少し余白が残ります。

📓 参考記事
週次のルーチン設計については、ニュースレター運用の例ですがこちらの記事もあわせてご覧ください。 ニュースレター運用フローを整える週次ルーチン設計ガイド

ワークフローが整えば、面倒な作業は「自動化」できる

ここまで、「フローの可視化」と「ステータス定義」についてお話ししました。
実は、ここまでの整理ができて初めて、「業務自動化（Automation）」 の扉が開きます。

小さなチームこそ、業務フロー自動化の恩恵を最大化できるのです。

自動化できる業務、人間がやるべき業務

自動化ツール（n8n, Make, Zapierなど）は、「AになったらBをする」という命令しか聞けません。つまり、人間の業務フローが曖昧だと、自動化プログラムも組めないのです。

逆に言えば、ステータスさえ明確なら、以下のようなことは簡単に自動化できます。

• ステータスが「Review」になったら
  1. 自動でSlackやDiscordに「確認お願いします」と通知を飛ばす。
• ステータスが「Published」になったら
  1. 自動でX（Twitter）の下書きを作成する。
  2. 自動で次回のニュースレターの原稿枠にタイトルとURLを転記する。

人間は「面白い企画を考える」「熱量のある文章を書く」ことに集中し、移動や通知、コピペといった「ロボット的な作業」はツールに任せる。 これが、ヨハク技研が目指す「余白のある働き方」です。

よくある質問(FAQ)

Q. ひとりでもワークフロー設計は必要ですか？

A. はい、1 人の時こそ必要です。

ひとりの場合、全ての工程を脳内で処理するため認知負荷が高くなりがちです。フローを可視化することで、脳のメモリを解放し、執筆に集中できるようになります。

Q. おすすめの管理ツールはありますか？

A. 小規模チームならドキュメント管理も兼ねられるNotion、データ量が多い場合や高度な自動化連携を前提とするならGoogle スプレッドシートがおすすめです。

Q. どの段階から自動化を入れるべきですか？

A. まずは手動でワークフローがしっかりと回るようになってからです。

例外処理が多い状態で自動化すると、エラー対応で逆に工数が増えてしまいます。まずは「型」を固めることを優先しましょう。

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もしあなたが

「理屈はわかったけれど、今の業務を整理する時間がない」
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私たちは、特定の高額なツールを売り込むことはしません。
あなたが今使っているGoogle WorkspaceやNotion、Slackなどを組み合わせ、4〜6 週間で「静かに回る業務フロー」を構築するパッケージを提供しています。

• 現状のヒアリングと課題の整理
• 業務フロー図の作成
• Notion/スプレッドシートによる管理ボード構築
• n8n / Makeを活用した通知・連携の自動化

これらを、あなたのチームサイズに合わせて設計します。

まとめ：まずは今のコンテンツ制作フローを書き出すことから

コンテンツ制作ワークフローの設計は、一度やってしまえばずっと使える資産になります。

1. 3 つのフェーズ（企画 → 制作 → 流通）を意識する。
2. カンバン方式でステータスを見える化する。
3. 曜日固定でリズムを作る。

まずは紙とペンでも構いません。あなたの今の「制作の流れ」を書き出してみてください。 それだけで、頭の中のもやもやが少し減るはずです。

つくる以外の時間は、もっと減らせます。

そして、もし「もっと本格的に整えたい」と思ったら、いつでもヨハク技研にお声がけください。あなたのチームに「余白」を取り戻すお手伝いをさせていただきます。

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