【3時間で完結】業務棚卸しのやり方｜少人数チームのためのワークショップ設計図

「みんな忙しそうだけど、具体的に誰が何を持っているのか分からない」
「マニュアルを作ろうと言いつつ、半年が過ぎてしまった」
「業務の引き継ぎをしたいが、何を引き継げばいいかが整理されていない」

もしあなたのチームがこのような状態なら、必要なのは新しいツールの導入でも、気合いの入れ直しでもありません。 一度立ち止まって、「業務棚卸し」を行うことです。

しかし、「業務棚卸し」と聞くと、エクセルで何百行ものリストを作ったり、数日がかりの会議をしたりと、重たい作業をイメージするかもしれません。2〜5人の少人数チームにとって、そのような重厚な手法は続きませんし、なにより日常業務が回りません。

ヨハク技研では、小さなチームのために「3時間で完結する業務棚卸しワークショップ」を推奨しています。

この記事では、実際に私たちがクライアントの現場で行っている「業務棚卸しのやり方」の設計図を公開します。難しいIT用語は使いません。付箋とホワイトボード（またはデジタルツール）があれば、今すぐ実践できる内容です。

また少人数チームの業務フロー全体の見える化については、少人数チームの「誰が何をやっているか分からない」を解消する業務フロー設計図 で全体像を整理しています。

チームの頭の中を静かにし、余白を取り戻すための3時間を確保してみませんか？

この記事で目指すゴール

本記事では、次の3点をゴールにしています。

• 3時間で回せる「業務棚卸しワークショップ」の型を手に入れる
• 付箋とシートを使って、属人化した業務を一覧化できるようになる
• 棚卸しの結果を使って、改善・自動化の候補を見つけられるようになる

「業務棚卸しのやり方」を一度型にしてしまえば、メンバーが増えたときや部署が変わったときにも、同じ 3 時間を繰り返すだけで現状をアップデートできます。

この3時間の業務棚卸しワークショップは、少人数チームの「誰が何をやっているか分からない」を解消するための入口です。

棚卸しの結果をもとに業務フロー全体を整えるプロセスは、少人数チームの「誰が何をやっているか分からない」を解消する業務フロー設計図 や、コンテンツビジネス全体を対象にした コンテンツビジネスの業務フロー設計図：4〜6週間で「カオス」を「資産」に変える完全ガイド で詳しく解説しています。

なぜ少人数チームの「業務棚卸し」は失敗しやすいのか

多くのチームが業務棚卸しに挑戦しては挫折します。

その原因の多くは、「やり方」が間違っているのではなく、「スコープ（範囲）」と「ゴール」の設定ミスにあります。特に少人数チームならではの落とし穴について解説します。

完璧なマニュアルを作ろうとして挫折する

「業務棚卸し＝マニュアル作成」と考えてしまうと、ハードルが一気に上がります。
詳細な手順まで書き出そうとすると、1つの業務だけで数時間かかってしまうからです。

今回のワークショップのゴールは、マニュアル作成ではありません。「どんな業務が存在しているか（What）」のリストアップに集中することです。中身（How）を書くのは、リストができてからで十分です。

少人数チーム特有の「阿吽の呼吸」がリスクになる

「言わなくても分かるだろう」「いつもAさんがやってくれている」という信頼関係は素晴らしいですが、業務フローにおいては最大のリスク（ブラックボックス）になります。

少人数チームにおける業務棚卸しで重要なのは、この「暗黙知」を「形式知」に変えることです。「Aさんがいないと分からない」を「リストを見れば誰が担当か分かる」状態にするだけで、チームの心理的安全性は大きく向上します。

3時間で完結させる「業務棚卸しワークショップ」のやり方と準備

ダラダラと会議をしても成果は出ません。
時間を区切り、ゲーム感覚で進める「ワークショップ形式」を採用しましょう。

ここでは、ファシリテーター（進行役）となるあなたが準備すべきことと、当日のタイムラインを紹介します。

3時間のタイムライン設計図

業務棚卸しワークショップは、以下の構成で進めます。集中力が続く限界が90分×2セット（休憩込み3時間）です。

< 図解案: 3時間の業務棚卸しワークショップの進行タイムライン >

1. 導入（15分）
   ゴール共有とグランドルール説明
2. Step1 個人ワーク（45分）
   自分の業務を付箋に書き出す（質より量）
3. 休憩（15分）
   脳を休める
4. Step2 グルーピング（60分）
   全員の付箋を貼り出し、分類・整理する
5. Step3 シート化（45分）
   決定した項目をスプレッドシート等に転記する

用意するもの：アナログ（付箋）かデジタル（Miro）か

• 対面で集まれる場合
  • 付箋（75mm×75mm）
    1人1ブロック。色は人数分変えるとベスト。
  • サインペン
    細いボールペンはNG。太い文字で書かせるため。
  • 模造紙またはホワイトボード
    付箋を貼る広大なスペース。
• リモートの場合
  • Miro / FigJam
    オンラインホワイトボードツール。付箋機能を使います。

ヨハク技研としては、熱量とスピード感が共有しやすい「対面＋アナログ付箋」を強くおすすめします。物理的に付箋を動かす行為が、脳の整理を助けるからです。

最も重要なグランドルール：「業務を責めず、仕組みを見る」

今回紹介する業務棚卸しのやり方の中で最も重要なのが、場の空気作りです。以下のルールを最初に宣言してください。

• 「そんな無駄なことやってたの？」と言わない。
• 「細かいことは気にしない」で書き出す。
• 人（Who）ではなく、コト（What）に集中する。

目的は「犯人探し」ではなく「現状把握」です。
これを徹底しないと、メンバーは防衛的になり、本当の課題を隠してしまいます。

【実践ステップ】業務棚卸しの具体的な進め方とファシリテーション

準備ができたら、いよいよ実践です。

ここでは、各ステップにおける具体的な進め方と、ファシリテーターが意識すべきポイントを解説します。ここからが、少人数チーム向けの業務棚卸しのやり方の核心部分です。

Step1：個人ワーク「質より量」で書き出す（45分）

まずは黙々と自分の業務を付箋に書き出します。

• 書き方のルール
  「動詞」で終わるように書く（例：〇〇を確認する、〇〇を作成する）。
• 粒度
  「所要時間15分以上」の業務を目安にする。
  「メール返信」のような細かすぎるものは「メール対応」としてまとめる。

Step2：グルーピング「業務の構造」を見える化する（60分）

全員の付箋をホワイトボードに貼り出し、似た業務を近づけてグループを作ります。

1. 時系列で並べる
   日次、週次、月次、年次などの軸で並べる。
2. 機能で分ける
   「制作」「広報」「経理」などのカテゴリで分ける。
3. 重複を見つける
   「これ、私もやってます」「ここは被ってますね」という発見を歓迎する。

このプロセスこそが、業務棚卸しのハイライトです。チーム全員で全体像を俯瞰することで、「あ、ここがボトルネックだ」と自然に気づくことができます。

Step3：シート化「誰が・どれくらい」を追記する（45分）

グルーピングが落ち着いたら、その結果を「業務棚卸しシート（Excel / スプレッドシート）」に転記します。ワークショップ内ですべて転記するのは時間が足りない場合、「カテゴリ」と「業務名」の枠組みを作るまでをゴールにしても構いません。

業務カテゴリの例としては

• コンテンツ制作
• ニュースレター運用
• スポンサー対応・請求
• バックオフィス

といったまとまりがよく出てきます。

たとえば請求まわりの業務は、「1 行 = 1 件の請求」として管理するスプレッドシートに落としておくと、抜け漏れをかなり減らせます。具体的な設計例は エクセル請求書管理表の正しい作り方｜小さなチームの「抜け漏れ」を防ぐテンプレート構成案 にまとめています。

また、コンテンツ制作チームであれば

• 企画
• 執筆
• レビュー
• 公開
• SNS 告知

といったカテゴリに分けておくと、このあとカンバンボードに載せ替えやすくなります。

実際のボード構成や週次のまわし方まで見てみたい場合は、コンテンツ制作ワークフローの作り方｜小さなチームが「カオス」を脱して余白をつくる手順書 もあわせて読んでみてください。

< 図解案: 「業務棚卸しシート」のサンプルレイアウト（列：カテゴリ / 業務名 / 頻度 / 所要時間 / 担当 / 使用ツール / コメント） >

棚卸ししたタスクを「資産」に変える分析と整理のやり方

リストアップされた業務は、まだ「素材」の状態です。これを「資産（改善の種）」に変えるために、整理・分析を行います。ここではECRS（イクルス）の原則を使った視点を紹介します。

ECRSの視点で「やめる業務」と「自動化する業務」を見つける

業務棚卸しシートを見ながら、以下の順で問いかけてみてください。

1. Eliminate（排除）: やめられないか？
   • 「これ、慣習でやってるけど誰も見てなくない？」
2. Combine（結合）: 一緒にできないか？
   • 「A会議とB会議、メンバー同じだし一緒にやらない？」
3. Rearrange（交換）: 順序や担当を変えられないか？
   • 「これ、リーダーじゃなくてアシスタントでもできる手順にできない？」
4. Simplify（簡素化）: もっと単純にできないか？
   • 「毎回手入力してるけど、自動化できない？」

特に「Simplify（簡素化）」の視点は、のちの業務自動化に直結します。
「定型的で、判断が不要で、繰り返される業務」は、人間がやるべき仕事ではありません。

業務棚卸しから始まる「自動化」とチームの余白

業務棚卸しはゴールではありません。現状把握というスタートラインに立っただけです。

ここからどうやって「余白」を作っていくかが本番です。

棚卸しはゴールではなく「余白作り」のスタートライン

棚卸しによって「無駄な業務」や「自動化できそうな業務」が見えてきたはずです。しかし、それを実際に改善し、自動化ツール（n8nやMakeなど）を導入するには、また別の専門知識が必要です。

多くのチームがここで止まってしまい、「リストは作ったけど何も変わらなかった」という状態に戻ってしまいます。それは非常にもったいないことです。

3時間の業務棚卸しで「現状の全体像」が見えたら、あとは優先順位を決めて 4〜6週間で少しずつ業務フローを整えていきます。

この具体的な進め方や、自動化まで含めたロードマップは コンテンツビジネスの業務フロー設計図：4〜6週間で「カオス」を「資産」に変える完全ガイド で詳しく紹介しています。

無料相談（Tech & Chill Lab）のご案内

もしあなたが

「業務棚卸しワークショップを自分たちだけで回すのが不安」
「棚卸しはできたけど、そこからどう自動化すればいいか分からない」

と感じているなら、一度ヨハク技研の業務フロー健康診断（無料相談）をご利用ください。

私たちは、あなたのチームの業務棚卸し（ワークショップ設計）から、その後の業務フロー再構築・自動化の実装までをワンストップで伴走します。

• ワークショップのファシリテーション支援
• 棚卸し結果に基づいた「自動化ロードマップ」の作成
• 4〜6週間での業務フロー改善パッケージの提供

これらを、あなたのチームの規模感に合わせてご提案します。

よくある質問（FAQ）

Q. 業務棚卸しはどのくらいの頻度でやるべきですか？

A. 半年に1回、または新メンバー加入時の実施がおすすめです。

業務は生き物のように変化します。一度やって終わりではなく、定期的なメンテナンスとして実施することで、常にフローが最適化された状態を保てます。

Q. メンバーが忙しくて3時間も取れません。どうすればいいですか？

A.「忙しいからこそやる」という合意形成が重要です。

この3時間を投資することで、将来的に数十時間の余白が生まれることを説明しましょう。また、どうしても時間が取れない場合は、1.5時間×2回に分けて実施するのも一つの手です。

Q. デジタルツール（Miroなど）とアナログ（付箋）、どっちが良いですか？

A. 対面で集まれるなら「アナログ」が圧倒的におすすめです。

物理的に付箋を動かし、ホワイトボードを囲んで話すことで、チームの一体感と熱量が高まります。完全リモートの場合はMiroやFigJamなどのオンラインホワイトボードを活用しましょう。

まとめ：業務棚卸しは「チームの記憶」を記録に変える作業

業務棚卸しは、面倒な事務作業ではありません。それは、チームの中に眠っている「暗黙知」を資産に変える、クリエイティブな活動です。

1. 3時間の枠を確保し、グランドルールを決める。
2. 付箋を使って、個人ワークとグルーピングを行う。
3. ECRS(イクルス)の原則に基づいて、やめる業務と自動化する業務を見つける。

まずは次の金曜日の午後、会議室を予約して、付箋を買ってくるところから始めてみてください。 その3時間が、あなたのチームに「静けさ」と「余白」を取り戻す第一歩になります。

業務棚卸しのやり方をワークショップとして型にしておくことで、“覚えておくための時間”ではなく“つくる時間”に余白を使えるようになります。

もし

「自力での実施に自信がない」
「棚卸しの先にある自動化まで進めたい」

と思ったら、いつでもContactページからヨハク技研にお声がけください。

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